SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

1. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN:

Là Cơ quan Đại diện Hội đồng Thành viên của Công ty, Có toàn quyền Nhân danh Công ty để quyết định Các vấn đề liên quan đến Mục đích, Quyền lợi của Công ty, Trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Thành viên (ĐHĐTV).

- Báo cáo trước Đại hội đồng Thành viên  (ĐHĐTV) tình hình kinh doanh, Dự kiến phân phối lợi nhuận, Chia lãi, Báo cáo Quyết toán Năm Tài chính,Phương hướng phát triển & Kế hoạch hoạt động Sản xuất-Kinh doanh của Công ty.

- Quyết định Cơ cấu Tổ chức, Bộ máy, Quy chế hoạt động của Công ty.

- Bổ nhiệm, Bãi nhiệm & Giám sát hoạt động của Ban Giám đốc.

- Kiến nghị Sửa đổi-Bổ sung Điều lệ của Công ty.
- Quyết định triệu tập Đại hội đồng Thành viên.

- Các nhiệm vụ khác do Điều lệ Công ty quy định.

2. GIÁM ĐỐC:

Là Người có trách nhiệm Quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty ZANI Theo đúng Pháp luật Nhà nước, Các Quy định của Điều lệ, Quy chế, Quy định, Nội quy, Quy trình của Công ty  ZANI.

- Quyết định Các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của Công ty.

- Tổ chức thực hiện Các quyết định của HĐTV.

-Tổ chức thực hiện Kế hoạch SXKD và Phương ánĐầu tư của Công ty.

- Kiến nghị Phương ánBố trí Cơ cấu Tổ chức, Quy chế Quản lý Nội bộ của Công ty.

- Bổ nhiệm, Miễn nhiệm, Cách Chức, Chức danh Quản lý trong Công ty, Kể cả Cán bộ Quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám Đốc (GĐ).

- Bên cạnh, Giám đốc (GĐ) Là Người tham mưu cho Hội đồng Thành viên (HĐTV) về mặt hoạch định Các Mục tiêu, Chính sách.

Giúp việc cho Giám đốc (GĐ) Là P.Giám đốc, Kế toán Trưởng (KTT) và Các Bộ phận Nghiệp vụ

3. PHÓ GIÁM ĐỐC:(KINH DOANH)

+ Đầu vào:

- Theo dõi Và Cập nhật Tình hình Hàng hoá, Giá cả trên thị trường để đề xuất chính sách giá hiệu quả nhất và cung ứng hàng hoá đầy đủ trong từng thời điểm.

- Xây dựng Đơn giá Phân phối, Giá bán Sỉ, Lẻ TrìnhGiám đốc Công ty phê duyệt.

- Xem xét Định mức Hàng hóa Tồn kho Và Giải quyết Hàng Tồn kho.

- Xem xét Và Đề xuất Hạn mức, Định mức Nợ của Đối tác trong từng thời điểm cho Giám đốc.

- Tham gia Phân tích Tình hình Hoạt động Tại Hệ thống Đại lý, Showroom của Công ty: Doanh số, Khả năng Tiêu thụ hàng hoá.

- Tổ chức, Kiểm tra, Giám sát Công tác Khai thác Hàng hóa của Các Nhân viên Kinh doanh dưới quyền.

- Định kỳ Tổ chức Đánh giá Các Nhà Cung cấp (Về Giá cả, Chất lượng, Dịch vụ,…).

- Tổ chức, Kiểm tra, Giám sát Công tác Nhập khẩu Hàng hóa.

+ Đầu ra:

- Nghiên cứu, Phân tích, Đánh giá Về Tình hình Kinh doanh Theo Chiều hướng của Thị trường, Thị phần của Công ty đối với thị trường.

- Triển khai Doanh số Kế hoạch Kinh doanh Tháng, Quý, Năm xuống Hệ thống Phân phối của Công ty.

- Thúc đẩy Hoạt động Kinh doanh Tại Các Đại lý, Cửa hàng nhằm đạt được chỉ tiêu Công ty đề ra.

- Thường xuyên Kiểm tra Kết quả Kinh doanh trong toàn Hệ thống Phân phối của Công ty.

- Kiểm tra, Nắm bắt Tình hình Tiêu thụ Hàng hóa Trong Hệ thống Phân phối của Công ty.

- Kiểm tra, Tổ chức Công tác Trưng bày Hàng hóa Trong Hệ thống Phân phối của Công ty.

4. PHÓ GIÁM ĐỐC: (XNK)

Quản lý và điều hành mọi hoạt động của Bộ phận Xuất nhập khẩu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong phạm vi công việc phụ trách, Bao gồm:

- Xây dựng quy trình mua hàng trong và ngoài nước, Quy trình giao nhận và xuất, nhập hàng hóa. 
- Xây dựng và triển khai kế hoạch công việc của Bộ phận, Phân công công việc, Đào tạo Nhân viên, Quản lý và giám sát công việc, Đánh giá hiệu quả công việc của Nhân viên.

- Xây dựng Phương án, Liên hệ với Các Nhà Cung cấp mới, Duy trì, Phát triển Quan hệ Đối với Nhà Cung cấp Truyền thống.

- Quản lý, Lưu trữ Hồ sơ Xuất hàng-Nhập hàngThực hiện Các Hoạt động Giao dịch, Đàm phán, Ký kết Hợp đồng với Khách hàng và Nhà cung cấp trong và ngoài nước,...

Hoàn tất Các Thủ tục và Chứng từ Xuất hàng - Nhập khẩu hàng hóa như: Hợp đồng Mua bán, Bộ Chứng từ Vận chuyển, Bộ Chứng từ XNK, Các Thủ tục Thanh toán, Các Thủ tục Giao nhận Hàng hóa.

Kết hợp cùng với Bộ phận Kế toán, Thực hiện Các hoạt động Thanh toán T/T, Mở L/CLàm Các Bảo lãnh Ngân hàng.

Tiếp nhận, Kiểm tra, Đối chiếu, Hồ sơ Hàng hóa Nhập khẩu, Xuất khẩu Với Số lượng Thực tế Tại Cửa khẩu Trong quá trình Làm Hồ sơ Thông quan Hàng hóa.

Quản lý, Theo dõi Các Đơn hàng, Hợp đồng. Phối hợp với Các Bộ phận Nghiệp vụ có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng.

Thực hiện việc Tìm kiếm Khách hàng, Đối tác, Mở rộng Thị trường Xuất Nhập Khẩu Theo Chiến lược Công ty đã đề ra.

5. BỘ PHẬN NHÂN SỰ:

Là một Bộ phận Nghiệp vụ của Công ty, Có chức năng Đề xuất, Giúp việc cho Ban Giám đốc (BGĐ) và Hướng dẫn, Tổ chức Thực hiện, Kiểm tra Các Công tác Quản lý Nhân sự (QLNS),

Bảo hộ Lao động, An toàn Lao động, Vệ sinh Môi trường, An ninh trật tự, Phòng Chống Cháy nổ, Quản trị Hành chính-Văn phòng.

- Xác định & Xây dựng Các Tiêu chuẩn Chức danh trong Công ty. Xây dựng Nội quy, Quy trình, Thể chế, Chế độ công tác của Các Phòng ban Nghiệp vụ trong Công ty. 

- Xây dựng Các Định mức Lao động, Nghiên cứu Chế độ Tiền lương, Tiền thưởng, Bồi dưỡng độc hại, Lập Kế hoạch Nâng lương, Tiền thưởng cho CB-CNV trong Công ty.

- Nghiên cứu nhu cầu công tác và khả năng Cán bộ để có Kế hoạch Đào tạo Bồi dưỡng Nghiệp vụ.

- Lập Kế hoạch Duy tu, Bảo trì, Bảo dưỡng, Kiểm tra, Sửa chữa Định kỳ cũng như:

- Dự trù Kinh phí để Bảo trì, Bảo dưỡng, Kiểm tra, Sửa chữa & Mua sắm Các loại Phương tiện, Thiết bị Dụng cụ & Tài sản Cố định thuộc Khối Văn phòng, Quản lý & Điều hành Xe Ôtô.

- Quản lý Nhân sự như: Lập Hồ sơ theo Hợp đồng Lao động, Xây dựng Quy chế Tuyển dụng, Thực hiện Chế độ BHXH, BHYT, BHTN, Chế độ Phép, Thôi việc, Kỷ luật, Hồ sơ Lý lịch, Giấy tờ Văn thư.

- Tổ chức thực hiện công tác Lễ tân, Đón tiếp Khách Tổ chức Hội nghị, Sự kiện, Liên hoan của Công ty,...

- Hỗ trợ Đại diện Lãnh đạo trong việc Kiểm soát, Duy tu & Cải tiến Hệ thống Quản lý Doanh nghiệp.

6. BỘ PHẬN KẾ TOÁN:

Có Chức năng Đề xuất với Ban Giám đốc về công tác Quản lý Tài chính, Kế toán, Thống kê trong Công ty, Đồng thời tiến hành lập, Lưu trữ, Kiểm tra, Kiểm soát toàn bộ Các hoạt động có liên quan đến Lĩnh vực Tài chính-Kế toán theo quy định của Pháp luật hiện hành, Cụ thể:

- Tham mưu cho Ban Giám đốc (BGĐ) và Hội đồng Thành viên (HĐTV) Thực hiện Chức năng Quản lý Tài chính, Tổ chức thực hiện Các chỉ tiêu về: Tài chính-Kế toán, Tổ chức phổ biến &Hướng dẫn Các Đơn vị trực thuộc thi hành kịp thời Các Quy về Tài chính - Kế toán của Nhà nước và Cấp trên. Quan hệ với Ngân hàng, Cơ quan Thuế và Các Cơ quan hữu quan để thực hiện công tác Tài chính-Kế toán theo Quy định của Pháp luật.

- Quản lý Tài sản, Tiền vốn, Hàng hóa, Kinh phí và Các Quỹ, Tổng kết Thu-Chi Tài chính, Báo cáo Quyết toán, Kiểm tra thường xuyên hoạt động Kế toán của Các Phòng ban,

- Nắm bắt tình hình kinh doanh của Công ty từ đó lập kế hoạch tài chính và cung cấp thông tin cho Các Bộ phận Chức năng trong và ngoài Công ty. 

- Tổ chức Thanh toán Mua bán Hàng hóa nhanh chóng & Thu hồi Công nợ, Tăng nhanh Vòng quay vốn, Tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổ chức bảo quản, Lưu trữ Các Tài liệu Kế toán, Bảo mật các số liệu.

- Chịu trách nhiệm chung về hiệu suất làm việc của Bộ phận Tài chính-Kế toán (BP.TC-KT) và liên đới chịu trách nhiệm trước Pháp luật về: Hệ thống Tài chính-Kế toán tại Công ty.

7. BỘ PHẬN KINH DOANH

- Tham mưu cho Ban Giám đốc điều hành hoạt động SXKD đúng ngành nghề, Đúng Pháp luật, mang lại hiệu quả cao.

- Xây dựng Chiến lược Kinh doanh chung của Công ty theo từng giai đoạn: Ngắn hạn - Trung hạn - Dài hạn.

- Theo dõi, Hỗ trợ, Tổng hợp Báo cáo cho Giám đốc về tình hình hoạt động của toàn Công ty.

- Xây dựng kế hoạch, Chiến lược Kinh doanh theo Tháng, Quý, Năm.

- Giám sát và Kiểm tra Chất lượng Công việc, Sản phẩm của Các Bộ phận khác nhằm mang đến Khách hàng chất lượng dịch vụ cao.

- Có quyền nghiên cứu, Đề xuất với Ban Giám đốc Các Chiến lược Kinh doanh.

- Nghiên cứu về Thị trường, Đối thủ Cạnh tranh.

- Xây dựng Cách Chiến lược Marketng, PR cho Các Sản phẩm theo từng giai đoạn và đối tượng Khách hàng.

-Thực hiện Xây dựng Chiến lược, Kế hoạch Ngân sách Hàng năm, Kế hoạch Công việc của Bộ phận  từng tháng để trình Ban Giám đốc phê duyệt.

-Tổ chức Bộ máy Nhân sự, Phân công công việc trong Bộ phận để hoàn thành Ngân sách năm, Kế hoạch công việc của Bộ phận đã được phê duyệt từng thời kỳ.

-Thực hiện Các Báo cáo Nội bộ Theo Quy định của Công ty và Các Báo cáo khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

-Xây dựng Các Quy trình, Quy định Nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Bộ phận đánh giá hiệu quả các Quy trình, Quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty.

- Thống kê, Đối chiếu Hợp đồng, Khối lượng hoàn thành, Công nợ lĩnh vực tư vấn với Các Bộ phận khác, Đồng thời đề xuất hướng xử lý về việc thực hiện hợp đồng, thu hồi nợ khó đòi

- Soạn thảo các loại văn bản liên quan đến hoạt động SXKD của Bộ phận và Công ty.

- Tìm kiếm và Phát triển Khách hàng mới Thuộc Nhóm Khách hàng Mục tiêu của Công ty.

- Tìm kiếm, Duy trì và phát triển mối quan hệ với Khách hàng. Chăm sóc Khách hàng theo chính sách của Công ty.

- Thu thập và Quản lý Thông tin Khách hàng và Hồ sơ Khách hàng theo quy định. Đầu mối về việc thu nhập, Quản lý Thông tin Khách hàng để phục vụ cho công tác Đánh giá Xếp hạng Khách hàng, Thẩm định và Tái Thẩm định Các Hồ sơ Khách hàng.

8. BỘ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU:

- Lập và triển khai Các Kế koạch Nhận hàng, Xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất và yêu cầu của Khách hàng.

- Thực hiện và Giám sát việc Mở Tờ khai Hải Quan để Nhận hàng, Xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu.

- Lập và triển khai các báo cáo cho Hải Quan theo yêu cầu của Luật Hải Quan.

- Đề xuất với Ban Giám đốc Công ty về mỗi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của Bộ phận.

9. BỘ PHẬN KHO HÀNG:

- Lập và triển khai các kế hoạch đóng hàng nhằm đáp ứng tiến độ xuất hàng.

- Thực hiện và giám sát việc đóng hàng, xuất hàng đúng thời hạn yêu cầu.

- Lập và triển khai kế hoạch về nhân sự, quản lý nhân sự của từng nhóm trong Bộ phận.

- Lập và thực hiện việc bảo quản hàng hoá theo yêu cầu.

- Tham gia giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm để đáp ứng tiến độ xuất hàng.
- Đề xuất với cấp trên trực tiếp về mỗi ý tưởng sáng tạo nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc của nhóm, Bộ phận.